事務仕事の効率化を「劇的に進める方法」と「コツコツと進める方法」の両面からご紹介。実際に仕事をしながら試し、成果の出た内容ばかりです。効率化が進めば時間短縮やミスの防止に役立つので、取り入れることができる部分から取り入れてみてください。 そう思っていても、どうやって行えば良いのかわからないという方も多いのではないでしょうか。任された仕事があります。例えば3日かかるとあなたが判断したとしましょう。その仕事を他の人が行った時に、同じ時間で終わるのであれば問題はないと思います。ですが、もしも1日で終わるような人が出てきた場合･･･あなたは仕事効率が悪いと思われてしまうかもしれません。細分化を行うことで仕事効率を上げ、時間を有効に使ってみましょう。フレデリック・テイラーという経営学者がいました。科学的管理法の父と呼ばれ、科学管理法を考案し実践した事で、生産現場に近代化をもたらしたとともに、マネジメントの概念を確立しました。「作業分割」を行い、要素ごとに「時間研究」を行うという方法を確立し、「どうしたら効率よく仕事を回せるのか」ということを考え、出した答えは非常にシンプルなものでした。|新訳|科学的管理法 | フレデリック W.テイラー, 有賀 裕子 |本 | 通販 | Amazonそれは「分業」です。様々な仕事を分類して、それぞれの作業分担を決めました。同じ作業ばかりだととその作業に慣れてきます。すると同じ作業を繰り返し行うことで仕事の技術が上がり、作業時間が短くなってコストが安くなる。「分業」をすると労働効率が上がるのです。バベッジやテイラーのような理論はもっともな意見です。しかし細かく仕事をすることはそんなに難しいことではありませんが、作業をこなすのは人間です。同じことばかり繰り返していると、当然しだいにやる気が削がれていきます。また、あまりにも細分化された仕事ばかりしていると「仕事の全体像が捉えにくくなる」ということがあり、何の為に細かくしたのか分からなくなってしまうことも。まず、ゴールを設定しましょう。いつまでに、どのような仕事を行っていくのか。そして、そのゴールに行き着く為に何をしなければいけないのか。この考えがしっかりないと、細分化しても結局時間だけかかってしまうというケースになりがちです。東京駅から○○駅まで何時までに到着するということが仕事のゴールだったとしましょう。何にも考えずに行くわけありません。目的地がどの路線なのか、またどう乗り換えすれば早く着くのかを調べます。調べて何時何分のどの電車に乗れば良いとわかったら、それに乗って到着駅まで行きますよね。仕事も同じこと。まずゴール（到着駅）を決め、そしてそのゴールに到着する最短経路を調べます。そして、その最短経路が決まったら、行動にうつしてゴールまで行けばいいだけ。そんな簡単に・・・と思われるかもしれません。ですが、この思考が細分化への近道なんです。マーケティングにおける細分化もこのようなことが行われています。セグメンテーション（市場細分化）などと言うと難しく思われがちですが、女性の中でどの年代が購入するかなど、1人1人のアンケートなどから数値を導き出していく。 新人ビジネスマンは、時間に追われてしまう。 一流ビジネスマンは、時間を使いこなしている。 会社が求めている人材は、睡眠時間を削る人より仕事を効率よくできる人。. 今回は「仕事ができる人の16の時間術」をまとめてみました。 】事務の仕事には未来がないから就職は避けるべきなのか？スポンサーリンクCopyright© 仕事が非効率と感じたら「見える化」しよう.
今回は「仕事ができる人の16の時間術」をまとめてみました。
会社にはさまざまな部門が存在します。 「仕事の専門性を高めるため」、また、「経営効率を上げるため」などさまざまな理由がありますが、会社が大きくなるほど部門も細分化されるのが一般的です。 男性事務仕事の勘所 典型的な「事務仕事あるある」として、仕事の質とスピードの問題があります。 例えば 本人は一生懸命なのに、上司や同僚から白い目で見られるのはツライですよね。しかし、コツコツ進める能力さえあれば、質とスピードを両立して仕事をこなしていくのは可能です。 今回はそんな なお、（※目次の項目をクリックすると、その箇所をすぐに読めます）目次「そもそもこの仕事をやる必要があるのか？」から検討し、必要ないことはバッサリ切ることが究極の効率化です。 意外と、上司に確認したら「別に必要ないならいいよ」とあっさりと不要になる業務だってあるでしょう。もしくは、マニュアルの手順通りにやらずステップを飛ばしても目的が達成される業務もあります。モノも、整理の究極形は処分してしまうことです。もちろん、バッサリと切ることができる仕事ばかりではありません。 あまりにも有名なトヨタの“カイゼン”も、個人でやっていいのです。 一度覚えればずっと使えますし、そもそも複雑な操作は要求されません。代表的なものはぜひ活用しましょう。 Excelに関してのショートカットキーを覚えるコツは もちろん多くの職場では貸与品としての文房具が与えられるはずです。しかし、これはあくまでも最低限の役割を果たすためのもの。 特に私物を使うことについて禁止されているのでなければ、 数百円〜千円程度の投資を惜しんで、使いにくい文房具で何年もストレスを感じるのは、効率が悪すぎます。例えば、経理の入力業務のように、同じことを何度も繰り返すシーンがあります。そんな時、毎回ゼロから始めるのは非効率ですね。 あるいは、システムとの連携で一括してダウンロードするなど、一気に改善を図ることができる分野があればさらに素晴らしい結果となります。動機はどうあれ、システム部門の人とは仲良くしていた方がいいです。続いて、ある意味で一番大事な資源ともいえる時間の使い方を把握し、具体的な改善を図るべく行動をしましょう。「よく分からない時間」があまりにも多く、ビックリしてしまうことでしょう。大多数の会社において、パソコンはWindowsでしょうからこれを前提に時間のはかりかたを紹介します。 エクセルや手書きもいいのですが、 そうすると、今の時刻と日付が出てきます。事務の仕事をしている人の多くはToDoリスト（タスクリスト）を活用しています。ただ、多くの人はToDoリストの改善には無頓着です。例えば、一行で「〇〇（仕事の内容）」と書いてある部分を想像してください。 確かにToDoリストとして最低限の内容は書いてありますが、業務をスムーズに進めるためには不十分な形式と言わざるを得ません。 このような仕事の場合 逆に、間違いなく同時にやってしまうような仕事なら一行にまとめてしまってもいいわけですね。すなわち、ToDoリストは以下の機能を実現するため一度作った後も改善をしていこうというわけです。一日中メールが来ているかを気にしながら仕事をしたりしていませんか？アラームをセットするのもありですが、四六時中それを気にしながら仕事をするのも落ち着きません。いっそ、メールチェックのルールを決めて、それ以外は極力見ないようにするのが効率的です。 メールのために仕事をしているのではありません。忙しい時期は、日々の仕事に追われてしまい、なかなか効率化にまで手が回らないはずです。 そんな ですから、そのように感じた内容は宝の山。今すぐに改善するのは難しくても、仕事のピークがひと段落したら改善に着手したい内容をメモしておきましょう。事務仕事の効率化については、他の分野からも学ぶことができます。「学校生活や公務員から学ぶ」と題し、2つの項目を紹介します。学生時代、多くの人は色を活用して勉強をしてきました。すなわち、このような方法です。ここで重要になってくるのが「色の使い分け」です。教科書やノートに関して、ある程度のルールを定めて色を使い分けていた人が多数派でしょう。パッと見て内容の把握をしやすくなるためなのは、感覚的に理解してもらえるはずです。ですから、仕事に関してもこれを利用しない手はありません。 例えばなどを対象に、分けすぎてかえって混乱しない程度に色の活用を考えてみるといいでしょう。一時期、全国の自治体で“すぐやる課”という部署がはやりました。何かと「お役所仕事」と揶揄されることの多い分野で、一定の成果があった考え方を個人の仕事にも取り入れてみましょう。別に職場で公言する必要などありません。 どうせやらなければいけない仕事を後回しにしてしまいがちな人は、ぜひ試してみてほしいです。仕事のための仕事をバッサリ切る、小さな改善を積み重ねるといったことを、個人だけでなく組織として取り組むことができれば、さらに効果が出ます。例えば、「仕事を統廃合した上で割り当ての見直しをすること」は、はやりの生産性の観点からも有効な施策です。 その上で、組織でしかできない意外なこととして…ことを挙げておきましょう。 これは、今までの勤め先ですべて採用してくれていたので、本当にありがたかった制度です。事務の仕事は生活のペースが安定する旨をメリットとして以前挙げたのですが、安定しすぎて他社とお昼休みの時間が丸かぶりなんですね。 すなわち、 もちろん、その先に待っているのは、どこにいってもお店が混んでいる午後の仕事をするにあたってパフォーマンスを最大化するには、やはり不要なストレスを減らすことが重要なってきます。項目別に事務仕事の効率化について紹介してきました。ご紹介したものについて、取り組むことができそうなものからぜひ試してみてください。もし、会社単位で業務効率化を提案できる制度があれば、効果のあったものから提案してみるといいですね。 さらに、効率化の先にあるそれではまた別の記事でお会いしましょう。（※↓＼フォローお願いします／【営業と比較】事務仕事は楽 ?大変? 新人ビジネスマンは、時間に追われてしまう。 一流ビジネスマンは、時間を使いこなしている。 会社が求めている人材は、睡眠時間を削る人より仕事を効率よくできる人。. 総務の仕事内容とは. 一体どうしたら仕事を効率化できるのでしょうか？. 仕事効率化をするためのタスクリストに関する情報を知りたいですか？ 本記事ではタスクリストの必要性の説明から、実際に僕がどのように使っているのかまで説明しています。 仕事のリスト化に行き詰まっている方は必見です！ 〇〇したい人は必見です！ ToDoリスト以上に仕事を効率的にできる方法について、知りたくないですか？本記事ではその具体的な方法を提示しています。明日からすぐにできる方法なので、すぐに取り入れて実際に効率化することができますよ。この記事を読むだけで、あなたの仕事の生産性はかなり上がります。 資料の細分化も仕事の細分化も考え方は一緒。最初に苦労してファイリングしておけば、後が楽ですよね。これを自分自身に当てはめてあげれば良いだけです。仕事の細分化とは頭の中を整理し、やることをしっかりと決め、決めたことを着実にこなしていくことです。自分はおおざっぱだから。細分化なんて面倒。
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